Potrà sembrare paradossale ma a volte il più grande ostacolo all’adozione degli strumenti di collaborazione e in particolare di Microsoft Teams è l’adozione di Microsoft Teams, specialmente nei casi in cui questo avviene con troppo entusiasmo…
Un esempio tra tutti: la creazione dei “Team” o gruppi di lavoro e dei rispettivi canali all’interno di questi è spesso vissuta in modo incontrollato e questo porta alla proliferazione dei Team, la maggior parte dei quali viene poi rapidamente abbandonata.
Non solo la creazione stessa dei Team deve essere soggetta a governo all’interno di Microsoft Teams. Molte altre questioni si pongono per arrivare all’uso ideale che facilita la collaborazione descritta nell’articolo “Pensare Digitale” all’interno di questo numero di SoftLife.
Chi appartiene alla squadra? La squadra sarà privata o pubblica? I nuovi membri possono aggiungersi o i proprietari del team li aggiungono? Chi avrà le autorizzazioni per creare canali o aggiungere schede, bot e connettori? Sono solo alcune delle domande a cui è necessario dare una risposta organizzata e condivisa all’interno dell’azienda per poter assicurare un uso funzionale dello strumento.
Un altro dato sorprendente è che queste complessità si pongono sia nelle grandi aziende come nelle piccole organizzazioni anche se il “fattore quantità” di utenti ovviamente complica ulteriormente la gestione.
Altri fattori incidono sulla necessità di un governo come condizione di base per facilitare la collaborazione. Alcuni sono di immediata comprensione mentre altri richiedono approfondimenti:
- L’accesso ai dati societari deve spesso essere soggetto a regole basate sulle rispettive responsabilità e ruoli aziendali.
- Microsoft rilascia di continuo aggiornamenti delle applicazioni che impattano sul modo in cui la collaborazione si può e si deve realizzare.
- I Team o gruppi di lavoro possono essere soggetti ad un ciclo di vita che si suddivide in fasi come la “nascita”, l’utilizzo intenso e l’eventuale tramonto. Ciascuna delle fasi deve comportare una politica di governo differente.
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